Als een leerling niet op school verschijnt, moet de school actie ondernemen naar de leerling (en zijn ouders). Een school moet het verzuim melden bij de gemeente.

Om ongeoorloofd verzuim deugdelijk te administreren heeft elke school een registratiesysteem nodig. De inspectie verwacht van scholen dat zij een goed werkend systeem hanteren waarmee zij aan de wettelijke meldingsplicht kunnen voldoen. De inspectie ziet hierop toe.

Met betrekking tot het melden van ongeoorloofd verzuim gelden de volgende wettelijke eisen:

Leerlingen jonger dan 16 jaar/leerlingen jonger dan 18 jaar zonder startkwalificatie

  • Ongeoorloofde afwezigheid van 16 uren les- of praktijktijd in een periode van 4 aaneengesloten lesweken moet gemeld worden bij de gemeente via het digitale verzuimloket van DUO, al dan niet door middel van een machinekoppeling met het softwarepakket van de school. Vakanties tellen niet mee als lesweek.
  • De school meldt de ongeoorloofde afwezigheid onverwijld (binnen 5 werkdagen) na het overschrijden van de grens van 16 uur.
  • Na het overschrijden van de 16 uur begint een nieuwe periode van 4 weken. Na de eerste 16 uur ongeoorloofde afwezigheid dient een vervolgmelding gedaan te worden zodra er binnen een periode van vier weken wederom 16 uur ongeoorloofd verzuim is opgebouwd. De school dient te melden, ongeacht of er een actie vanuit school of leerplichtambtenaar loopt.
  • Als een leerling na de eerste melding helemaal niet meer op school verschijnt, en als gevolg daarvan meerdere keren per week de 16 uur overschrijdt waardoor melding aan de orde zou zijn, kan worden volstaan met een wekelijkse vervolgmelding in plaats van na iedere 16 uur afwezigheid opnieuw te melden.
  • Als de leerling na 4 weken afwezigheid nog steeds continu afwezig blijft, kan er via DUO een melding van langdurig relatief verzuim worden gedaan. Er hoeft dan niet meer wekelijks worden gemeld. Zodra de leerling weer aanwezig is, sluit de school deze langdurig relatief verzuim melding af.

Leerlingen tussen 18 en 23 jaar zonder startkwalificatie

  • Ongeoorloofde afwezigheid van 4 aaneengesloten weken les- of praktijktijd moet gemeld worden bij de gemeente, voor vo-scholen en mbo-instellingen loopt dit via het digitale verzuimloket van DUO, al dan niet door middel van een machinekoppeling met het softwarepakket van de school. Vakanties tellen niet mee als lesweek.
  • De school meldt de ongeoorloofde afwezigheid onverwijld (binnen 5 werkdagen) na het overschrijden van de grens van 4 aaneengesloten weken.
  • Een vervolgmelding is noodzakelijk zodra de leerling opnieuw 4 weken volledig afwezig is.|

Klokuren of lesuren?

Bij het registreren en melden van ongeoorloofd verzuim wordt de volgende lijn t.a.v. klok- en lesuren gehanteerd:

  • PO-scholen melden bij 16 klokuren ongeoorloofde afwezigheid
  • VO-scholen melden bij 16 lesuren ongeoorloofde afwezigheid (mits dit lesuur korter dan of gelijk aan 60 minuten is). Als een lesuur meer dan 60 minuten bedraagt, wordt omgerekend naar klokuren en bij 16 klokuren gemeld.
  • MBO-instellingen melden bij 16 klokuren ongeoorloofde afwezigheid. Slechts in die gevallen waarin alle opleidingen zijn georganiseerd in lesuren, kan worden geteld met lesuren.