De Inspectie van het Onderwijs wil zorgvuldig omgaan met (bijzondere) persoonsgegevens. Dit is ook een vereiste van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG). Op deze pagina leest u wat dit betekent voor besturen, scholen, opleidingen en de inspectie.

Doelbinding

Als inspectie mogen we alleen persoonsgegevens verwerken als dat voor onze wettelijke taken noodzakelijk is. Dit wordt ook wel doelbinding genoemd. Bij de uitvoering van vrijwel al onze taken kunnen wij volstaan met anonieme gegevens van leerlingen, studenten of docenten. Persoonsgegevens zijn alleen in uitzonderlijke gevallen noodzakelijk.

Anonieme gegevens aanleveren

In de voorbereiding van een schoolbezoek of bij het uitvoeren van onze toezichttaken vragen wij scholen en besturen om documenten aan te leveren. Het komt ook voor dat deze documenten op eigen initiatief bij ons worden aangeleverd.

We vragen daarbij zoveel mogelijk rekening te houden met de privacy van de leerlingen, studenten en/of docenten en andere medewerkers. Anonimiseer persoonsgegevens en gegevens waaruit wij kunnen afleiden om wie het gaat en maak deze gegevens dus onzichtbaar.

Uitzonderlijke gevallen: documenten mét persoonsgegevens

In uitzonderlijke gevallen hebben we voor het uitvoeren van onze toezicht- en handhavingsstaken wel persoonsgegevens nodig. Bijvoorbeeld in het geval van een onderzoek naar verzuimmeldingen of naar de financiële rechtmatigheid (zijn onderwijsmiddelen wel volgens wet- en regelgeving verkregen of besteed?). We hebben hiervoor dan, zoals dat in de AVG wordt genoemd, een wettelijke grondslag.  Dat wil zeggen dat de verwerking van persoonsgegevens nodig is voor de uitvoering van een taak zoals die is vastgelegd in wet- en regelgeving (bijvoorbeeld het Examen- en kwalificatiebesluit beroepsopleidingen, het Eindexamenbesluit VO, de Leerplichtwet of de Wet hoger onderwijs en wetenschappelijk onderwijs). Wanneer dit het geval is, dan berichten wij scholen en besturen hierover en vragen wij de gegevens bij ons aan te leveren via het Internet Schooldossier (ISD) of Kwalidata of voor ons klaar te leggen op de dag van het inspectiebezoek.

Gegevens aanleveren via ISD of Kwalidata

Documenten met persoonsgegevens dienen bij ons te worden aangeleverd via het Internet Schooldossier of Kwalidata. Deze systemen hebben een goede beveiliging.

In het ISD en Kwalidata kunnen scholen en besturen aanvinken of een document persoonsgegevens bevat. Als dit is aangevinkt, dan kunnen wij het document direct op de juiste manier afschermen en verwerken.

Inspectiemedewerker mag indien nodig leerlingdossier of leerlingvolgsysteem inzien

Het kan zijn dat een inspecteur tijdens het inspectiebezoek bepaalde gegevens van een leerling wil bekijken in het leerlingdossier/studentdossier of in het leerlingvolgsysteem/studenteninformatiesysteem. Dit mag dan zoals gezegd op basis van onze wettelijke taak. De inspecteur zal hierin zorgvuldig handelen en alleen die (persoons)gegevens verwerken die hij of zij nodig heeft voor het toezicht. Er is geen toestemming nodig van de school, opleiding, ouders of meerderjarige studenten voor het inzien van deze gegevens.

NAW-gegevens in schooldocumenten po, vo en so

Let op: met (bijzondere) persoonsgegevens bedoelen we privacygevoelige informatie die niet voor derden is bedoeld. Bijvoorbeeld onderzoekgegevens van een leerling in combinatie met de naam of BSN van de leerling.

De Naam/Adres/Woonplaats (NAW) gegevens van de school, de directeur of mensen met wie ouders contact kunnen opnemen, en die in bijvoorbeeld de schoolgids of het zorgplan zijn opgenomen, zijn wel voor derden bedoeld. Deze gegevens hoeven niet te worden verwijderd of onzichtbaar te worden gemaakt wanneer ze bij ons worden aangeleverd via het ISD. U hoeft ook niet aan te vinken in het ISD dat het document persoonsgegevens bevat.