Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2018

Het accountantsprotocol is de schakel tussen enerzijds de wet- en regelgeving en anderzijds de uit te voeren werkzaamheden door instellingsaccountants. Het geeft een toelichting op het te hanteren referentiekader, de controle op de jaarrekening, het onderzoek naar de bekostigingsgegevens en de gewenste accountantsproducten.

Informatie voor de instellingsaccountants

Voor elke onderwijssector is vastgelegd dat bepaalde informatie moet zijn voorzien van een controleverklaring of een assurance-rapport en dat de minister via een ministeriële regeling aanwijzingen of voorschriften kan geven voor de controle en onderzoek door de instellingsaccountant. Hier is invulling aan gegeven met het accountantsprotocol.

Digitale assurance

Dit bericht is bestemd voor de accountants werkzaam in het onderwijs (alle sectoren).

In het onderwijsaccountantsprotocol OCW 2018 is het verzoek aan alle accountantskantoren opgenomen om bij minimaal één onderwijsinstelling over het boekjaar 2018 digitale assurance in SBR te verlenen. De voorgestelde werkwijze blijkt evenwel met de huidige taxonomie niet goed uitvoerbaar. Om die reden is besloten om het bovengenoemde verzoek aan de accountants tot aanlevering met digitale assurance te laten vervallen en het eerder gecommuniceerde voornemen om digitale assurance voor het boekjaar 2019 in te voeren, uit te stellen. Vanzelfsprekend blijft het doel om over te gaan op digitale assurance, maar voor de overgang wordt nu meer tijd genomen. In de komende periode wordt in overleg met alle ketenpartners (waaronder vertegenwoordiging uit de werkgroep onderwijs van de NBA) bepaald hoe de taxonomie en werkwijze zodanig kan worden aangepast om een duurzame inrichting van digitale assurance te realiseren, voorafgegaan door een degelijke pilot. Zodra hier meer duidelijkheid over is, vindt verdere communicatie plaats.

Rectificatie en aanvulling bericht 5 maart 2019

Het onderstaande bericht is bestemd voor de accountants werkzaam in de sectoren VO en MBO.

1. Aanvulling paragraaf 2.3.9. Aanvullende bekostiging eerste opvang nieuwkomers vo 2018 (sector VO)

Als een correctie op de bekostigde aantallen noodzakelijk is dan ontvangt DUO deze informatie graag op de volgende wijze in het Verslag van Bevindingen:

Per peildatum, het aantal nieuwkomers per categorie, zoals geconstateerd door de accountant, waarbij alle vestigingen van een brinnummer bij elkaar worden opgeteld, afgezet tegen de uit de OFB’s gebleken bekostigde aantallen. U kunt deze opgave doen in een tabel.

2. Bepaling te onderzoeken massa in het OBO BRONVO (sector VO)

Op de bijeenkomst van 12 februari 2019 is gebleken dat in het OBO BRONVO, nadat de selectiemethode die is opgenomen in het PvE paragraaf 20.1.1. tot en met 20.1.3. is gehanteerd, ook de nieuwkomers op de peildatum 1 oktober 2018 bevat. Het onderzoek van het OBO in het VO heeft echter alleen betrekking op de reguliere leerlingen.

Naar aanleiding van deze bijeenkomst is het Programma van Eisen van DUO op dit punt (zie paragraaf 20.1.4) aangepast en is opgenomen d.m.v. welke selectie stappen de nieuwkomers herkent kunnen worden en uit het OBO gefilterd kunnen worden.

Hieronder de betreffende tekst paragraaf 20.1.4. Selectie nieuwkomers categorie 1:

Met onderstaande stappen kunnen leerlingen die nieuwkomers categorie 1 zijn herkend worden in het OBO. Dit is de afleiding zoals die ook bij de bekostiging wordt gebruikt en gaat alleen om een afleiding voor nieuwkomers categorie 1 en niet voor nieuwkomers categorie 2 omdat deze laatste categorie wel voor de reguliere bekostiging in aanmerking komt. 

  • Als in het PER-record Datum binnenkomst in NL volgens instelling gevuld is en deze datum groter is dan 1-10-controlejaar minus 1 jaar, is de leerling een nieuwkomer categorie 1
  • Als in het PER-record Datum binnenkomst in NL volgens instelling niet gevuld is, maar Datum ingang verblijfstitel wel en deze laatste datum groter is dan 1-10-controlejaar minus 1 jaar, is de leerling een nieuwkomer categorie 1
  • Als in het PER-record zowel Datum binnenkomst in NL volgens instelling als Datum ingang verblijfstitel niet gevuld is, maar Datum vestiging in NL wel en deze laatste datum groter is dan 1-10-controlejaar minus 1 jaar, is de leerling een nieuwkomer categorie 1
  • Als geen van deze 3 datums gevuld is, is de leerling geen nieuwkomer.
    N.B voor zowel Datum ingang verblijfstitel als Datum vestiging in NL geldt dat hierin de dag of de dag en de maand met nullen gevuld kunnen zijn. Voor de afleiding hierboven moet 00 dan vervangen worden door 01.
    (einde citaat)

Inmiddels is gebleken dat deze oplossing in praktijk als te complex wordt ervaren. Daarom is in overleg met DUO en een aantal accountants besloten dat ook de volgende oplossing voor het OBO-onderzoek 2018 gehanteerd mag worden. (Voor 2019 is de bedoeling dat er een andere oplossing komt).

Aanvullende praktische oplossing selectie reguliere deelnemers in het OBO BRON VO in aanvulling op het PvE en het OAP 2018

De accountant kan de selecties toepassen op de overgebleven massa na toepassing van de selectie uit het PvE zoals opgenomen in paragraaf 20.1.1 tot en met 20.1.3.

(het is bekend dat dit statistisch onjuist is)

Mochten in de geselecteerde leerlingen nieuwkomers voorkomen dan kunnen deze niet worden gecontroleerd op basis van hoofdstuk 3, omdat voor de nieuwkomers een ander wettelijk kader geldt dan voor de reguliere leerlingen deelnemers.

Daarom zal bij selectie van een nieuwkomer, deze vervallen en vervangen moeten worden door selectie van een vervangend element net zo lang totdat het bedoelde aantal te selecteren reguliere leerlingen is bereikt.

3. VAVO-vakken herkennen in het OBO BRONVAVO (sector MBO)

Voor het onderzoek BRONVAVO zijn in paragraaf 3.4.2.3. van het OAP 2018 werkzaamheden opgenomen m.b.t. de “afgesloten (deel) eindexamenvakken met eindcijfer 6 of hoger, dan wel ‘voldoende’ of ‘goed’ vavo in 2018”. In het PvE BRONVAVO ontbreken aanwijzingen om de te onderzoeken massa te selecteren. Hieronder is daarom een aanvullende instructie opgenomen, hoe de te onderzoeken massa uit het OBO geselecteerd kan worden.

(begin instructie)

De vakken die voor bekostiging in aanmerking komen zijn als volgt te herkennen in het OBO:

Alle voorkomende VRS-records waarvoor geldt:

  • examenregime = controlejaar
  • indicatie inruil = Nee
  • reden niet deelname is niet gevuld
  • cijfer is >= 6
  • indicatie diplomavak = Ja

Als aanvullende voorwaarde om bekostigd te worden voor het vak geldt dat voor de bijbehorende inschrijving (ISG-record) in de inschrijvingsperiode (ISP-record) die geldig is op datum uitslag (uit het USL-record) moet gelden:

  • betalende partij = Rijk
  • intensiteit ongelijk aan examendeelnemer

(einde instructie)

Tekst assurance-rapport naar aanleiding van punt 2 en 3 (sector VO en MBO)

Indien gewenst kan de accountant in het assurance-rapport voor het VO of het VAVO in de paragraaf ‘Van toepassing zijnde criteria’ een verwijzing naar dit bericht toevoegen.

Nadere uitleg foutenevaluatie bij aanbestedingen (boven de Europese drempelwaarden)

Via de onderstaand link kunt u de nadere uitleg foutenevaluatie bij aanbestedingen raadplegen. Download 'Nadere uitleg foutenevaluatie bij aanbestedingen'

Aanpassing van het protocol m.b.t.  de onderwijssectoren vo en mbo

  • Onderwijssector vo

Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2018, bladzijde 40, paragraaf 3.3.2.3, item “Verplichte melding ongeoorloofd verzuim aan DUO”

Vanaf het moment dat alle scholen zijn aangesloten op het nieuwe bron vo, beschikken ze in hun leerlingenadministratie over de mogelijkheid om een leerling, die tussen de eerste schooldag en 1 oktober meer dan de helft de lessen ongeoorloofd hebben verzuimd of leerlingen waarvoor de (tijdige) indicatiestelling ontbreekt, te registreren door het veld ‘Indicatie geldig op 1-10’ op ‘nee’ te zetten. De leerling komt, na uitwisseling met BRON, vervolgens niet in aanmerking voor bekostiging. Als u bij de controle constateert dat er sprake is van ongeoorloofd verzuim dan moet de school zelf de ‘indicatie geldig op 1-10’ op ‘nee’ zetten. Deze werkwijze zorgt ervoor dat het gewaarmerkte ‘Registratieformulier verzuim of ontbrekende indicatiestelling’ (in het protocol wordt dit formulier “melding afwezigheid scholier/student” genoemd) voortaan niet meer hoeft te worden ingevuld en aan het assurance-rapport te worden toegevoegd. Dit betekent een vereenvoudiging in de administratieve last.

  • Onderwijssector mbo

Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2018, bladzijde 57, paragraaf 3.4.2.3, item “Presentie deelnemers”

Bij een nacontrole is gebleken dat bij het item “Presentie deelnemers” ten onrechte de datum 1 oktober 2017 is vermeld, terwijl dit 1 oktober 2018 moet zijn.

Deze fout is inmiddels gecorrigeerd in het onderwijsaccountantsprotocol OCW 2018, dat is geplaatst op de website van de Inspectie van het Onderwijs. Ook in de publicatie van de regeling onderwijsaccountantsprotocol OCW 2018 in de Staatscourant zal met de correctie rekening worden gehouden.

Toelichting bij het accountantsprotocol, versie 4 december 2018

Het is noodzakelijk gebleken om het protocol, dat op 11 juli 2018 beschikbaar is gesteld, op enkele punten aan te passen. Om te laten zien waar de wijzigingen hebben plaatsgevonden is hieronder een versie opgenomen met ‘track changes’.
Download ‘Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2018 met track changes

Loket voor vragen van instellingsaccountants

Tijdens de controle- en onderzoekwerkzaamheden bij de onderwijsinstellingen hebben instellingsaccountants geregeld vragen over o.a. de interpretatie van het Onderwijsaccountantsprotocol OCW.
Deze vragen kunt u per email voorleggen aan:
Natascha van Schie,  n.vanschie@owinsp.nl
Frank Scheltinga,  f.scheltinga@owinsp.nl 

Heeft u vragen over:

  • Jaarverslaggeving, deze kunt u voorleggen aan Ber van Zanen, b.k.vanzanen@minocw.nl
  • Uitleg van wet- en regelgeving, deze kunt u voorleggen aan het ICO,  ico@duo.nl

Bijlage(n)