Boekhouden is geen natuurwetenschap
Weblogs
In vervolg op mijn vorige weblog wil ik opnieuw stilstaan bij de perverse prikkels die uit kunnen gaan van normen (of quasi normen, zoals signaleringswaarden). Die kunnen ertoe leiden dat beoogde effecten niet optreden of dat personen of instellingen op verschillende manieren proberen om aan de norm te voldoen. Dat doet zich op vrijwel alle terreinen van menselijk handelen voor. Een interessant voorbeeld is de discussie over de scheiding tussen een personele en materiële lump sum in het onderwijs. Of die scheiding er komt, is uiteraard een politieke keuze, waar ik niet in treed. Het is wel nuttig te kijken naar mogelijke perverse prikkels rond zo’n norm.
Absolute waarde
Omdat boekhouden met getallen gaat, wordt daar door velen een bijna absolute waarde aan gehecht. Zoals aan de lichtsnelheid in de natuurwetenschappen of de valsnelheid van neerstortende appels. Dat is een serieuze misvatting. Een boekhouding kan, afhankelijk van de omstandigheden en keuzes, heel verschillend ingevuld worden, terwijl er uiteindelijk toch hetzelfde gebeurt.
Schoonmaak: uitbesteden of zelf doen
Laat ik dat illustreren met een overzichtelijk voorbeeld: de schoonmaak van een schoolgebouw. Grofweg kan een school dat op twee manieren organiseren. De eerste is om alles uit te besteden aan een schoonmaakbedrijf. Eens in de zoveel tijd wordt er een contract afgesloten en tussendoor controleert iemand of er wel goed wordt gepoetst en spreekt zo nodig de accountmanager aan. Het bedrijf regelt alle personele en materiële zaken. Periodiek stuurt het bedrijf een rekening voor de verrichte werkzaamheden. Deze wordt geboekt onder een subrubriek van de huisvestingslasten.
Maar het kan natuurlijk ook anders. Een school kan de schoonmaker(s) ook zelf in dienst nemen. Men stelt ze aan, stuurt ze aan, voert regelmatig de functioneringsgesprekken en corrigeert eventueel. Verbruiksartikelen worden zelf aangeschaft en als er een duur schoonmaakapparaat nodig is, wordt het in de boekhouding geactiveerd en wordt erop afgeschreven. Dit alles boekt men vervolgens in verschillende rubrieken: personeelslasten, huisvestingslasten en afschrijvingen. Als personeel ziek is, zorgt de school voor vervanging en de bijbehorende kosten.
Doelmatigheid
Over welk van de twee manieren doelmatiger is, maakt de school zelf een afweging. Wat het voorbeeld echter laat zien, is dat iets wat tot hetzelfde resultaat leidt, een schoon gebouw, heel verschillend in de boekhouding terecht kan komen. Bij analyses levert dat dan uiteraard ook heel verschillende uitkomsten op. De school met het eigen personeel boekt in feite een deel van de schoonmaakkosten onder personeel. Een eventuele personeelsratio komt er daarmee gunstiger uit te zien.
Als de school met het schoonmaakbedrijf niet aan de norm personeel/materieel voldoet, kan zij verschillende dingen ondernemen. Het contract opzeggen en het personeel zelf in dienst nemen, is er daar een van. Maar je zou het schoonmaakbedrijf ook kunnen vragen de rekening te splitsen, in een rekening voor de personeelslasten en een aparte voor de overige kosten. Die personeelslasten kun je dan weer kwijt onder de rubriek personeel niet in loondienst. Ook hiermee ziet de personeelsratio er anders uit, zonder dat er iets onrechtmatigs is gebeurd, maar ook zonder dat er feitelijk iets verandert.
Voorbeeld uit vele
Het is maar een voorbeeld uit vele die te bedenken zijn. Neem je een vaste ICT-medewerker in dienst voor het in de lucht houden van je computers of sluit je een service- en beheerscontract? Laat je het machinepark van de techniekopleiding door eigen personeel onderhouden of is dat uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf? Dat maakt boekhoudkundig nogal veel uit. Natuurlijk vormen schoonmakers en ICT-medewerkers niet de kern van het personeelsbestand, maar het gaat bij het al dan niet halen van dergelijke normen vaak maar om enkele procenten. Het is niet zo moeilijk daar optisch aan te voldoen.
Het is dus verstandig om je niet blind te staren op dit soort administratieve normen als sturingsmiddel voor een gewenst gedrag. Hoe rechtschapen en zorgvuldig boekhouders ook mogen zijn, verschillende keuzes leiden tot verschillende uitkomsten die allemaal dezelfde werkelijkheid kunnen weergeven, of dezelfde uitkomsten voor verschillende werkelijkheden.
Jos Verkroost is strategisch inspecteur. In die rol is hij nauw betrokken bij de vernieuwing van het toezicht van de inspectie. Een onderdeel daarvan is de nauwere relatie tussen het kwaliteitstoezicht en het financiële toezicht.